29 mar Divulgação de Informações Periódicas e de Compliance pelas Sociedades
Tendo em vista a aproximação do prazo legal para cumprimento de algumas das obrigações periódicas a que estão sujeitas as sociedades brasileiras – dentre elas a realização das Assembleias Gerais Ordinárias (“AGO”) em sociedades por ações de capital aberto ou fechado e das Reuniões ou Assembleias Anuais de Sócios (“Reunião Anual”) em sociedades limitadas – é importante que as empresas e seus administradores observem os procedimentos e prazos a seguir.
Em especial, chamamos atenção para:
(i) o procedimento de adoção do voto à distância que, neste ano, é obrigatório para todas as companhias abertas registradas na Categoria “A”, autorizadas por entidade administradora de mercado à negociação de ações em bolsa de valores, e que possuam ações em circulação; e
(ii) a obrigatoriedade de envio do Informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa, correspondente ao Anexo 29-A da Instrução da Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) nº 480, de 7 de dezembro de 2009 (“Instrução CVM nº480”).
Sociedades por Ações de capital fechado
Conforme previsto na Lei nº 6.404/76 (“Lei das S.A.”), a AGO deve ser realizada nos 4 (quatro) meses seguintes ao término de cada exercício social para: (i) tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores, quando aplicável. Assim, para o exercício social encerrado em 31 de dezembro 2017, o seguinte procedimento deve ser observado:
(1) “Documentos da Administração” incluem:
(i) o relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício social findo;
(ii) cópia das demonstrações financeiras;
(iii) parecer dos auditores independentes, se houver;
(iv) parecer do conselho fiscal, inclusive votos dissidentes, se houver; e
(v) demais documentos pertinentes a assuntos incluídos na ordem do dia.
Com antecedência de 30 (trinta) dias da data prevista para a realização da AGO, a administração deve publicar no Diário Oficial do Estado da sede da companhia e em jornal de grande circulação um aviso aos acionistas informando-os que os Documentos da Administração estão disponíveis na sede da sociedade. Nesse caso, os Documentos da Administração deverão ser publicados, nos mesmos veículos, com 5 (cinco) dias de antecedência da realização da AGO. A publicação do anúncio aos acionistas será dispensada caso os próprios Documentos da Administração sejam publicados com antecedência de 30 (trinta) dias da data de realização da AGO.
A companhia de capital fechado com menos de 20 (vinte) acionistas e patrimônio líquido inferior a R$1.000.000,00 (um milhão de reais) fica dispensada da publicação dos Documentos da Administração, desde que cópias autenticadas de tais documentos sejam levadas a registro na Junta Comercial competente sob a forma de anexo à ata de AGO que sobre eles deliberar.
O edital de convocação dos acionistas deverá ser publicado, em primeira convocação, com antecedência de 8 (oito) dias à data da AGO e, em segunda convocação, com antecedência de 5 (cinco) dias. Os anúncios de convocação deverão ser publicados, por 3 (três) vezes, no Diário Oficial do Estado da sede da companhia e em jornal de grande circulação.
Companhias abertas
No caso de companhias abertas registradas na Categoria “A”, em adição a todas as providências mencionadas no item acima, na mesma data em que forem pulicados no Diário Oficial e em jornal de grande circulação, os Documentos da Administração deverão também ser disponibilizados no sistema da CVM, acompanhados de:
(i) comentário dos administradores sobre a situação financeira da companhia, nos termos do item 10 do formulário de referência;
(ii) formulário DFP – Demonstrações Financeiras Padronizadas;
(iii) proposta de destinação do lucro líquido do exercício contendo, no mínimo, as informações indicadas no Anexo 9-1-II da Instrução CVM nº 481, de 17 de dezembro de 2009 (“Instrução CVM nº 481”);
(iv) parecer do comitê de auditoria, se houver;
(v) proposta de orçamento de capital preparada pela administração, se houver;
(vi) declaração dos diretores de que reviram, discutiram e concordam com as opiniões expressas no parecer dos auditores independentes, informando as razões, em caso de discordância;
(vii) declaração dos diretores de que reviram, discutiram e concordam com as demonstrações financeiras; e
(viii) boletim de voto à distância.
O edital de convocação para AGO de companhias abertas deve ser publicação, em primeira convocação, com até 15 (quinze) dias de antecedência da realização da AGO e, em segunda convocação, com até 8 (oito) dias de antecedência. Os anúncios de convocação deverão ser publicados, por 3 (três) vezes, no Diário Oficial do Estado da sede da companhia e em jornal de grande circulação.
As companhias abertas devem, ainda, elaborar manuais visando facilitar e estimular a participação dos seus acionistas nas assembleias. Tais manuais devem oferecer informações detalhadas a respeito das matérias integrantes da ordem do dia, informações práticas sobre a reunião e procedimentos necessários para a participação na assembleia, em linguagem acessível.
A ata da AGO de companhias abertas deverá ser disponibilizada na página da CVM em até 7 (sete) dias úteis de sua realização, acompanhada das eventuais declarações de voto, dissidência ou protesto.
Por fim, o Formulário de Referência e Formulário Cadastral das companhias abertas, devidamente atualizados, devem ser divulgados até 31 de maio de cada ano.
Destaca-se que a não realização da AGO de companhias abertas no prazo legal, bem como o descumprimento das demais obrigações periódicas, constituem infração grave para efeitos de aplicação das penalidades previstas na Lei nº 6.385/76, ficando a companhia e seus administradores sujeitos à aplicação de sanções que podem variar desde advertência até a proibição temporária de atuar em uma ou mais modalidades de operação no mercado de valores mobiliários.
Adicionalmente, a CVM e a BM&FBovespa podem aplicar multa diária em virtude do descumprimento dos prazos para entrega de informações periódicas.
Voto a Distância
O Boletim de Voto a Distância é o documento eletrônico que instrumentaliza o procedimento de voto a distância, cujo conteúdo reflete o Anexo 21-F da Instrução CVM nº 481 e deve conter todas as matérias constantes da agenda da assembleia geral a qual se refere.
A adoção do referido documento passa a ser obrigatória, a partir de 2018, para todas as companhias abertas registradas na Categoria “A”, autorizadas por entidade administradora de mercado à negociação de ações em bolsa de valores, e que possuam ações em circulação, para que o acionista possa exercer o seu direito de voto previamente à data de realização da (i) AGO, (ii) Assembleia Geral Extraordinária que delibere sobre eleição de membros do conselho fiscal do conselho de administração da companhia ou (iii) Assembleia Geral Extraordinária convocada para ocorrer na mesma data marcada para a AGO, independentemente das deliberações a serem tomadas.
É válido destacar que o boletim de voto a distância deve ser disponibilizado pela companhia em até 1 (um) mês antes da data programada para a realização da assembleia e poderá ser reapresentado pela companhia (i) até 20 (vinte) dias antes da data marcada para realização da assembleia para a inclusão de candidatos indicados ao conselho de administração e ao conselho fiscal; ou (ii) em situações excepcionais, para correção de erro relevante que prejudique a compreensão da matéria a ser deliberada pelo acionista, ou para adequação da proposta ao disposto na regulação ou no estatuto social da companhia.
A reapresentação do boletim de voto a distância por qualquer motivo, deverá ser comunicada imediatamente pela companhia ao mercado, informando: (i) o motivo da reapresentação e as propostas do boletim que foram alteradas; (ii) que os votos já conferidos à deliberação alterada serão considerados inválidos, caso a reapresentação do boletim seja necessária para correção de erro relevante ou para adequação da proposta ao disposto na regulação ou no estatuto social da companhia; e (iii) a data limite para que o acionista, caso queira, encaminhe nova instrução de voto.
No caso de propostas de deliberação no boletim de voto a distância por ocasião da realização de AGO, a solicitação deverá ser encaminhada pelo acionista no período entre o primeiro dia útil do exercício social em que se realizará a assembleia geral ordinária e até 45 (quarenta e cinco) dias antes da data de sua realização.
No caso específico de indicação de candidatos ao conselho de administração e ao conselho fiscal da companhia, a solicitação do acionista deve ser recebida pelo diretor de relações com investidores da companhia, por escrito, entre o primeiro dia útil do exercício social em que se realizará a assembleia geral ordinária ou o primeiro dia útil após a ocorrência de evento que justifique a convocação de assembleia geral extraordinária para eleição de membros do conselho de administração e/ou do conselho fiscal e até 25 (vinte e cinco) dias antes da data de sua efetiva realização.
Por fim, apontamos que a instrução de voto deverá ser encaminhada pelo acionista (i) diretamente à companhia (por correio postal ou eletrônico), (ii) ao custodiante do acionista (caso as ações estejam depositadas em depositário central) ou (iii) à instituição financeira contratada pela companhia para a prestação dos serviços de escrituração de valores mobiliários.
Informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa
Nos termos previstos na Instrução CVM nº 480, o acionista deverá informar à Autarquia, por meio do preenchimento de formulário eletrônico cujo conteúdo reflete o Anexo 29-A da referida Instrução (“Informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa”), se segue determinadas regras de governança recomendadas pelo Código Brasileiro de Governança Corporativa – Companhias Abertas, uma iniciativa de 11 (onze) entidades que integram o Grupo de Trabalho Interagentes, formado por diferentes participantes do mercado, companhias, investidores, analistas de investimento e profissionais de relação com investidores.
É valido ressaltar que a CVM não avaliará as escolhas do emissor em adotar ou não as práticas recomendadas pelo Código Brasileiro de Governança Corporativa – Companhias Abertas, mas verificará se o informe apresenta informações verdadeiras, completas, consistentes e que não induzam o investidor a erro.
Para que as informações sejam completas, os representantes das companhias devem, por meio do preenchimento do Informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa: (i) explicar por que a prática recomendada não é adequada para o emissor (por exemplo, devido ao porte e atividade desenvolvida ou à estrutura de controle da companhia); e (ii) apontar eventuais práticas alternativas adotadas para atender às recomendações sobre melhores práticas de governança corporativa.
O emissor registrado na Categoria “A” autorizado por entidade administradora de mercado à negociação de ações ou de certificados de depósito de ações em bolsa de valores deve entregar o informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa em até 7 (sete) meses contados da data de encerramento do exercício social.
No entanto, em 2018, o referido informe terá aplicação obrigatória apenas para as companhias que, em 8 de junho de 2017 (data de publicação da Instrução CVM nº 586, que alterou a Instrução CVM nº 480, a fim de prever a obrigatoriedade de entrega do Informe sobre o Código Brasileiro de Governança Corporativa), tenham ao menos uma espécie ou classe de ação de sua emissão compreendida em algum dos seguintes índices gerais representativos de carteira de valores mobiliários: (a) Índice Brasil 100 – IBrX-100; ou (b) Índice Bovespa – IBOVESPA.
A partir de 1º de janeiro de 2019, a obrigatoriedade estender-se-á para os demais emissores registrados na “Categoria A” autorizados por entidade administradora de mercado à negociação de ações em bolsa de valores.
Sociedades Limitadas
As sociedades limitadas devem realizar, nos 4 (quatro) primeiros meses seguintes ao encerramento de cada exercício social, uma Reunião Anual para (i) tomar as contas dos administradores; (ii) deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; e (iii) designar administradores, quando necessário.
Em se tratando de assembleia anual, será necessária convocação, que deverá ser publicada por 3 (três) vezes, no Diário Oficial do Estado da sede da companhia e em jornal de grande circulação. Deve haver, entre a data da convocação e a da assembleia, o prazo mínimo de 8 (oito) dias, em se tratando da primeira convocação, e de 5 (cinco) dias, em se tratando da segunda. A publicação de edital de convocação torna-se dispensável quando todos os sócios comparecerem ou se declararem, por escrito, cientes do local, data, hora e ordem do dia da Reunião Anual.
Com até 30 (trinta) dias de antecedência da data marcada para realização da Reunião Anual, o documento contendo as contas dos administradores e o balanço patrimonial deve ser colocado, por escrito, e com a prova do respectivo recebimento, à disposição dos sócios que não exerçam a administração da sociedade.
No caso de sociedade empresária limitada de grande porte – assim entendida a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$300.000.000,00 (trezentos milhões de reais) – deverão ser aplicadas as regras da Lei das S.A. relativas à elaboração, escrituração e auditoria independente de suas demonstrações financeiras.