Preparação para as Assembleias Gerais Ordinárias de 2022

Preparação para as Assembleias Gerais Ordinárias de 2022

Anualmente, nos 4 (quatro) primeiros meses seguintes ao término do exercício social, as companhias devem realizar uma assembleia geral ordinária (“AGO”) para (i) tomar contas administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras; (ii) deliberar sobre a destinação do lucro líquido do exercício e a distribuição de dividendos; e (iii) eleger os administradores e membros do conselho fiscal, quando for o caso. Assim, para as companhias que adotam o exercício social coincidente com o ano civil, ou seja, com encerramento em 31 de dezembro, a AGO deve ocorrer até 30 de abril de cada ano.

A Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976 (“Lei das S.A.”) não prevê sanções expressas caso este prazo seja ultrapassado. No entanto, os administradores poderão ser responsabilizados por eventuais danos decorrentes de tal atraso. Adicionalmente, no caso das companhias abertas, o descumprimento do prazo legal para realização da AGO é considerado infração de natureza grave, nos termos do artigo 60, III da Instrução CVM 480, de 7 de dezembro de 2009, conforme alterada.

Nesse contexto, os administradores das companhias devem ficar atentos aos prazos para disponibilização de informações aos acionistas da companhia, bem como de convocação e realização da AGO.

 

Divulgação de Informações

 

A AGO é um dos principais meios que os acionistas têm para fiscalizar os negócios sociais. Assim, é importante que todas as informações relativas às matérias da ordem do dia sejam disponibilizadas em tempo hábil para análise e estudo dos acionistas.

Como regra geral, a administração deve divulgar aos acionistas pelo menos 1 (um) mês antes da realização da AGO os seguintes documentos (em conjunto, “Documentos da Administração”):

 

  • relatório da administração sobre os negócios sociais e os principais fatos administrativos do exercício social;
  • cópia das demonstrações financeiras;
  • parecer dos auditores independentes, se houver;
  • parecer do conselho fiscal, se houver; e
  • demais documentos pertinentes à ordem do dia.

 

Ainda, deve ser publicado, pelo menos 3 (três) vezes, em jornal de grande circulação usualmente utilizado pela companhia, aviso informando que os Documentos da Administração estão à disposição dos acionistas e o local onde poderão acessá-los. Tal publicação será dispensada quando os próprios Documentos da Administração forem publicados até 1 (um) mês antes da data marcada para a realização da AGO. Como os Documentos da Administração deverão, de toda forma, ser publicados no jornal de grande circulação com pelo menos 5 (cinco) dias de antecedência da AGO, as companhias geralmente optam por publicar tais documentos com 1 (um) mês de antecedência, dispensando, assim, a necessidade de publicação do aviso.

Desde 1º de janeiro de 2022, as companhas estão dispensadas de realizar as publicações exigidas pela Lei das S.A. no Diário Oficial, podendo realizá-las de forma resumida apenas em versão impressa de jornal de grande circulação utilizado pela companhia, com simultânea disponibilização da íntegra dos documentos publicados no site do mesmo jornal.

Além disso, passou-se a admitir que a companhia de capital fechado com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) realize as publicações ordenadas na Lei das S.A. apenas de forma eletrônica, por meio da Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital e do site da própria companhia.

 

Companhias Abertas

 

No caso das companhias abertas, além dos Documentos da Administração indicados acima, deverão ser fornecidos aos acionistas, nos termos do art. 9º e 10 da Instrução CVM 481, de 17 de dezembro de 2009, conforme alterada:

 

  • comentário dos administradores sobre a situação financeira da companhia, nos termos do item 10 do formulário de referência;
  • o boletim de voto a distância;
  • formulário de demonstrações financeiras padronizadas – DFP;
  • proposta de destinação do lucro líquido do exercício que contenha, no mínimo, as informações indicadas no Anexo 9-1-II;
  • parecer do comitê de auditoria, se houver;
  • no caso de eleição de administradores ou membros do conselho fiscal, as informações indicadas nos itens 12.5 a 12.10 do formulário de referência, relativamente aos candidatos indicados ou apoiados pela administração ou pelos acionistas controladores; e
  • no caso de fixação da remuneração dos administradores, a proposta de remuneração e as informações indicadas no item 13 do formulário de referência.

 

Todos os documentos relativos à AGO de companhias abertas devem ser disponibilizados aos acionistas no site de relações com investidores da companhia e no site da Comissão de Valores Mobiliários. Embora a Lei das S.A. preveja que as assembleias de companhias abertas devam ser convocadas com antecedência mínima de 21 dias, é prática recorrente, inclusive orientada pela SEP, que as companhias abertas convoquem as AGOs com 30 dias de antecedência, na mesma data de divulgação dos Documentos da Administração.

As companhias abertas devem também elaborar manuais com as propostas da administração a respeito das matérias a serem discutidas e das deliberações a serem tomadas nas assembleias, visando facilitar e estimular a participação dos seus acionistas. Tais manuais devem oferecer informações detalhadas a respeito das matérias integrantes da ordem do dia, informações práticas sobre a reunião e procedimentos necessários para a participação na assembleia, em linguagem acessível.

 

Assembleia Digitais

 

Nos termos da Lei 14.030/20, da Instrução CVM nº 622 e da Instrução Normativa DREI nº 81 de junho de 2020), as companhias podem realizar suas assembleias de forma exclusivamente presencial, exclusivamente digital ou híbrida.

Nas hipóteses em que a participação física é admitida, a assembleia deverá ser realizada, preferencialmente, no edifício onde a companhia tiver sede ou, por motivo de força maior, em outro lugar, desde que seja no mesmo município da sede e seja indicado com clareza no edital de convocação.

Já nas hipóteses em que a participação digital é admitida, a companhia deverá providenciar um sistema eletrônico apto a possibilitar o registro da presença, dos votos e das manifestações dos acionistas, bem como o acesso aos documentos apresentados durante a assembleia e a gravação integral da mesma. Adicionalmente, é recomendável que o sistema eletrônico:

 

  • possua mecanismos de segurança para identificação dos participantes;
  • disponibilize interface de fácil entendimento;
  • não limite número de usuários e tempo de uso da sala;
  • possibilite a criação de salas independentes para discussão entre os acionistas; e
  • disponibilize suporte para problemas técnicos dos participantes e da própria companhia.

 

 

Equipe de Direito Societário do VBSO Advogados