18 mar Coronavirus: como realizar as Assembleias Gerais em tempos de isolamento social?
Reafirmamos aqui nosso compromisso de estar ao lado de nossos clientes. Nosso objetivo é trazer informação útil que possa ajuda-los a tomar decisões nesse período de incertezas e turbulências.
Tendo em vista as medidas de isolamento e de quarentena que vêm sendo adotadas no país como forma de minimizar a transmissão comunitária do COVID-19, avaliamos a seguir as principais alternativas para a realização, neste contexto, de assembleias gerais de acionistas e demais reuniões de sócios, de administradores e/ou credores, incluindo-se debenturistas.
As assembleias gerais e as reuniões de sócios devem ser realizadas, ordinariamente, nos quatro primeiros meses seguintes ao término do exercício social, prazo este que, para a maioria das empresas, encerra-se no próximo dia 30 de abril. A proximidade de referida data e as incertezas a respeito da evolução do cenário do Coronavírus no Brasil são motivo de preocupação.
Como forma de atender à exigência legal e cumprir o cronograma de realização das assembleias ordinárias, mas, ao mesmo tempo, evitar promover encontros presenciais e circulação de pessoas, expondo-as aos riscos de contaminação, as sociedades devem avaliar a possibilidade de realização remota das assembleias gerais ordinárias por meio de videoconferências ou teleconferências.
A mesma recomendação deve ser seguida para os casos de assembleias extraordinárias e demais reuniões de sócios, de órgãos da administração e stakeholders que não possam ser adiadas e/ou remarcadas.
A participação em assembleias e reuniões por videoconferências, teleconferências e demais meios de comunicação remota que permitam a identificação dos membros e a comunicação simultânea de todos os participantes é admitida, desde que os estatutos sociais prevejam expressamente tal possiblidade.
As atas de assembleias e reuniões realizadas remotamente deverão ser posteriormente assinadas por todos os presentes e regularmente arquivadas na junta comercial competente. Vale destacar que a recente Instrução Normativa DREI nº 75, de 18 de fevereiro de 2020, admite que as Juntas Comerciais adotem o recebimento dos atos societários apresentados para registro por meio eletrônico, utilizando-se de assinatura digital, emitida por entidade credenciada pela infraestrutura de chaves públicas brasileira – ICP-Brasil.
No caso das assembleias gerais ordinárias de companhias abertas há, ainda, a adoção de votação à distância. Os boletins de voto à distância devem ser disponibilizados pelas companhias com até 30 dias de antecedência da data marcada para a realização da assembleia e enviados pelos acionistas diretamente à companhia, por correio postal ou eletrônico, ou para a instituição escrituradora das ações.
Lembramos que, como regra geral, as companhias abertas que deixarem de realizar as assembleias ordinárias nos termos e prazos previstos na regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”) estará sujeita ao pagamento de multa diária pelo descumprimento. Nos últimos dias, a CVM divulgou algumas normas relativas à adoção de medidas emergenciais visando mitigar os impactos do COVID-19 mas, até o momento, nenhuma delas diz respeito à possibilidade de adiamento das assembleias gerais ordinárias das companhias abertas.
Caso a CVM não se manifeste tempestivamente a respeito do assunto e, em última análise, não sendo possível a realização da assembleia ordinária por meios remotos de comunicação ou ainda em virtude de ato do Ministério da Saúde com base na Lei nº 13.979, de 6 de fevereiro de 2020 como medida de enfrentamento de emergência, será necessário avaliar junto à companhia, em cada caso, a possibilidade de o impedimento de realização das assembleias e o descumprimento desta obrigações serem caracterizados como situações de força maior.